Zmiany w prawie pracy wprowadzone w związku z RODO – MAJ 2019 R.

Zmiany w prawie pracy wprowadzone w związku z RODO – MAJ 2019 R.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej jako: „RODO” lub „Rozporządzenie”) ma zasięg ogólny, wiąże w całości co do wszystkich zawartych w nim postanowień i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej.

W pewnym jednak zakresie RODO przewiduje możliwość uzupełnienia przez państwa członkowskie regulacji prawa krajowego, celem doprecyzowania lub ograniczenia stosowania przepisów RODO w krajowym porządku prawnym.

W dniu 4 maja 2019 r. weszła w życie ustawa wprowadzająca do 162 ustaw przepisy rozporządzenia RODO, tj. ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. z 2019 r. poz. 730).

Na podstawie ww. ustawy wprowadzono m.in. zmiany w prawie pracy. Poniżej zostały omówione najważniejsze kwestie w tym zakresie.

Art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076, 1608, 1629, 2215, 2243, 2244, 2245, 2377, 2432, z 2019 r. poz. 730), dalej zwany: „Kodeksem pracy”, otrzymał nowe brzmienie. W ramach powyższego przepisu określono m.in. jakich danych osobowych pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie:

1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca może żądać wskazania danych kontaktowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jednak to kandydat do pracy podejmuje decyzję jakie dane przekaże potencjalnemu pracodawcy. Dane kontaktowe mogą być wyrażone w postaci numeru telefonu, e-mail lub adresu zamieszkania.
Pracodawca nie ma już podstawy prawnej do żądania podania imion rodziców i adresu zamieszkania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Pracodawca może żądać od kandydata do pracy wskazania danych dotyczących: wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy, gdy takie informacje są niezbędne do wykonywania pracy na oferowanym stanowisku. Pracodawca może żądać wskazania adresu zamieszkania dopiero od pracownika. Przetwarzanie przez pracodawcę danych pracownika w zakresie adresu do korespondencji, poczty elektronicznej i numeru telefonu już po nawiązaniu stosunku pracy będzie wyłącznie możliwe, gdy pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Ponadto jednoznacznie wskazano, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3 kodeksu pracy, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO (dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa).

Brak zgody, o której mowa powyżej lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Dodatkowo wyszczególniono, iż przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa powyżej, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Dodatkowo, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Ponadto monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego powyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub gdy pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony powyżej ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie ww. okresów, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu pracodawca powinien ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracodawca obowiązkowo informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa powyżej.
W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Dodatkowo wprowadzono zmiany w zakresie przepisów określających podleganiu wstępnym badaniom lekarskim:
1) osoby przyjmowane do pracy;
2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Zgodnie z art. 229 § 1 1 kodeksu pracy wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają jednak osoby:
1) przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Powyżej cytowany art. 229 § 11 pkt 2 kodeksu pracy stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą. W tej sytuacji pracodawca żąda od osoby, o której mowa w § 11 pkt 2, aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.

To tylko część zmian, które obowiązują od dnia 4 maja 2019 r. Ustawa ta przewiduje również szereg zmian z zakresu prawa bankowego, ubezpieczeniowego, telekomunikacyjnego, oświatowego czy administracyjnego.

r. pr. Michał Rytel

adw. Monika Stemplewska

Stan prawny na dzień 19 maja 2018 r.9